企业会议有几种情况?

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在组织日常会议时,可以根据会议召开的目的和意义把会议分为如下几类。 通过分类管理,可以更准确、高效地安排人员和资源,同时也可以作为评估会议效果的依据。 当然,很多会议可能兼具几种类型的特征,此时可以根据实际情况加以区分。如一个项目会涉及技术和技术管理两方面的讨论,则需要分为“技术会议”和“管理会议”两个具体会议进行。

1.决策型会议 这种会议一般由高层领导主持,就一些重大问题做出决策或者给出处理意见。这类会议往往会对公司的未来发展产生重要影响,因此需要参加的人员对议题有独到且深刻的见解,能够发表新颖的创意并支持相应的论证。此类会议通常需要提前认真准备。

2.计划实施型会议 这一类型会议的目标是推进计划的执行或完成项目的工作任务。需要明确每个参与人员的职责和努力方向,并在会上加以确认;还需要检查项目在实施过程中出现的问题,以及时找到解决的办法。对于大型项目的子课题可单独成立小组,定期召开例会,以确保各个小目标的实现。

3.协调沟通型会议 此类会议主要目的是让相关各方达成共识以形成合力,因此需要与会人员充分交流,积极互动。其重点是要理清思路,确定下一步工作的核心和重点。为节约时间和降低成本,可引入视觉笔记等工具和技巧。

4.信息通报型会议 此类型会议主要是将公司内部或外部的情况和信息予以通报和传播,使大家及时了解最新情况。信息通报会时间不必太长,内容应尽量精简。如有可能,可采用电子签到等方式来减少浪费的时间。

5.总结提高型会议 每次会议之后都要有所总结,特别是对于比较重要的会议。总结的内容包括:会议中提到的关键问题和难点;需要解决的问题有哪些;哪些问题需要进一步深入讨论;有待完善和改进的地方等等。

对于较为复杂的会议,比如会议议程较多较复杂,或是需要结合案例来进行分析,不妨制作一张“会议地图”,把待定的议程用文字或图标的形式呈现出来,按照顺序一一展开,这样既可以让会议主持人和记录人员做到心中有数,又可以保证讨论过程不跑题。

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一、固定会议。有固定程式、需要定期召开的会议,主要有职代会、董事会、监事会、公司年会等。这种会议的周期较长,开会的日期、会议的内容、参加会议的人员一般很固定,而且在一年的工作计划中已经安排好,所以可以较从容的安排会议组织者的其他工作。

二、临时会议。因突发事故临时召开的会议,一般由单位领导临时决定召开。如事故处理会、单位内部出现违纪人员的处理会等。这类会议具有突然性、紧急性、特殊性、而且参加会议人员也较固定,如部门领导、事故责任人等,所以,会议组织者需要尽早通知相关人。

三、大型会议。是指参会人员较多,会议期限较长的会议。如大型培训、学习交流、联谊活动等。组织这种会议一定要尽早安排,把相关文件,包括会议议程,返程时间、食宿安排、会议地点交通等通知给参会者。

四、外事会议。指有外部人员参加的会议,参加者多为公司用户、经销商及客户等。如工程洽谈会、技术交流会、供货订货会等。组织这种会议要求高标准高质量地安排食宿、会场等,同时,与对方保持沟通,及时通报双方关心的问题。

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