中国各种会议怎么整理?

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我从事国际会展行业,负责过数十次国际国内会议和展览的招商招展与现场运营工作。据我所知目前国内外会议运作流程大致相同,都是先由主办方制定会议计划方案报当地政府部门审批通过后发布会议通知,然后邀请专家学者或专业领域领导嘉宾拟定演讲议题、确定论文集发表内容、安排会议日程等。在会务筹备过程中,要根据嘉宾发言、报告时间以及午餐时间等细节进行倒计时安排,确保整个会议有序进行。 这里有一个案例可供参考:2016年6月,我负责在上海举办“全球金融科技创新发展论坛”,由于前期准备充分,进展非常顺利。

为确保此次论坛圆满成功,会前我们就成立了以总经理任组长,市场部、财务部、项目部、客服部等部门负责人为成员的筹备小组。在策划阶段,我们的工作人员多次前往会场实地勘查,通过数次彩排确定最佳流程;在宣传报道方面,我们采用了线上与线下相结合的方式,不仅在新浪微博、知乎等平台发起话题活动,还联合上海本地媒体进行推送,扩大了本次论坛的影响力。 果然,论坛当日人潮涌动,盛况空前——共有近500位来自世界各地商界、学界精英齐聚一堂,畅所欲言。他们中有的提出当前全球经济形势对中国的影响及应对策略,有的谈到创新技术在金融行业的应用前景,还有的就如何加快金改试验区建设分享了自己的想法…… 经过大家共同努力,本届论坛取得了预期效果,不仅让全球金融业界人士对此有了进一步认知,而且为中国银行业今后更好地利用金融科技创造了条件。

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中国会议文献是中国学术会议的主要载体,是报道会议所取得的研究成果和学术水平,综合反映科学技术以及经济和社会发展状况的重要文献信息源。在中国,学术会议所取得的大量科研成果主要以会议论文、论发言、简报、札记等形式得到发表和交流,而且,近年来学术水平大幅度攀升。学术会议的论文水平是其质量和学术水平的最重要标志之一,可以说,论文水平的提高是学术会议质量提高和学术水平攀升最直观和最有力的支持,而中国会议文献就是这一过程的客观见证。对会议文献整理工作的重要性及其科学组织原则的论述已成为科学学界的普遍共识,收集整理会议文献对研究和掌握某一科学技术领域的现状和趋势有重要作用。

中国会议文献的收集和整理是图书馆和情报机构的一项重要工作。中国会议文献的管理基本上处于分散式的管理中,由各个专门的学会、协会、科研机构和大专院校组织召开学术会议并通过自己的会议信息系统收集和管理会议文献。其中,中国科协是全国科技工作者的组织,其下属的学会、协会、研究会的会议规模较大,所发表的论文在数量和水平上都较其他会议高,其下属的500多个学会每年召开的学术会议多达2000多个,形成的会议论文数量十分巨大。因此,在中国,对会议资料的收集和整理有以中国科协为主要收集和管理来源的中国科技会文数据库和以各个机构和学会的会议资料整理为基础的来源分散的会议文献整理工作。前者采用较为规范化的收集和整理方法,能够使广大用户提供较全面和较为有质量保证的会议文献资源;后者则是由中国各机构和学会自主整理和报送会议信息,因此来源分散,但是这些信息由于来自科研的第一线,因此其现实针对性很强,对研究者是具有很高利用价值的情报信息。

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